ERP là gì? Kinh nghiệm triển khai ERP (THỰC TẾ)

Sau bài viết này, bạn sẽ có những hiểu biết đầy đủ và cơ bản nhất về hệ thống ERP và tầm ảnh hưởng của hệ thống ERP đến hoạt động của doanh nghiệp (với ví dụ cụ thể).

Bạn phần nào có thể thấy sự ảnh hưởng của ERP với 2 cổ phiếu đang niêm yết:

• MWG: với hệ thống ERP in-house “cây nhà lá vườn”, tự làm tự phát triển
• PNJ: với hệ thống ERP mua của SAP, tích hợp và phát triển trên nền tảng có sẵn

Và khi PNJ gặp trục trặc trong việc go-live hệ thống ERP, ngay lập tức, doanh thu và kết quả kinh doanh trong 2 tháng bị lỗi sụt giảm hơn 12% (so với kế hoạch).

Hệ quả?

Giá cổ phiếu giảm ngay -12.1% trong 2 tuần, tương đương mức giá trị vốn hóa giảm hơn 2.100 tỷ.

Con số này gấp hơn 10 lần giá trị đầu tư cho hệ thống ERP (!?).

Hầu hết các analyst ở sell-side đều đề cập đến ERP khi viết về MWG, PNJ hay nhiều doanh nghiệp khác. Nhưng thực tế, rất ít analyst hiểu rõ ERP cụ thể hình thù nó là gì và triển khai nó như thế nào?

Tôi từng tham gia kiểm toán và due diligence ở khá nhiều doanh nghiệp sản xuất, thương mại.

Tôi cũng từng tham gia triển khai và vận hành với tư cách PM của 1 module rất lớn trong hệ thống core banking của 1 ngân hàng lớn, kéo dài gần 3 năm từ giai đoạn (đầu bài) đầu tiên đến lúc go-live.

Hiện tại, tôi cũng đang làm cố vấn cho 1 Startup Lab triển khai in-house cho 1 doanh nghiệp sản xuất có quy mô hơn 1.500 nhân công.

Tôi nói điều này để khẳng định với bạn 2 điều (trong phạm vi hiểu biết của mình):

• Thứ nhất, đừng bao giờ kỳ vọng quá nhiều ở hệ thống ERP
• Thứ hai, đây là 1 hệ thống cực kỳ phức tạp nhưng không phải là không thể triển khai

Trước khi đi vào giải thích chi tiết 2 quan điểm này, hãy bắt đầu với những khái niêm cơ bản.

Disclaimer:

Tác giả nhận thức rằng phạm vi hiểu biết của bản thân có sự giới hạn nhất định. Vì thế bài viết chia sẻ những quan điểm của riêng tác giả. Không phản ánh bất kỳ kết luận, nghiên cứu học thuật nào và không nhằm mục đích đánh giá hay PR bất kỳ doanh nghiệp nào được nhắc đến trong bài viết.

ERP là gì?

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, hay “Hệ thống hoạch định nguồn lực” (thực tế, tôi không thích cách dịch này).

ERP có thể hiểu là 1 danh mục những phần mềm quản lý doanh nghiệp được tích hợp dưới dạng ứng dụng (apps) dành cho tất cả các phòng ban, đơn vị trong hệ thống.

Mục tiêu?

Khi triển khai ERP, bạn có thể kỳ vọng nó sẽ giúp bạn thu thập, lưu trữ, quản lý, phân tích và diễn giải dữ liệu từ tất cả các đơn vị trong hệ thống của bạn.

Nhìn ở 1 góc độ khác…

Một hệ thống ERP đồng bộ có thể giúp bạn quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày (day-to-day basis, thậm chí là real-time), cụ thể:

• Các quy trình vận hành, tác nghiệp
• Hệ thống kế toán
• Hệ thống bán hàng
• Hệ thống quản lý chuỗi sản xuất
• Hệ thống quản trị rủi ro và tuân thủ
• Hệ thống quản trị dự án
• Hệ thống quản lý tài sản

Không dừng ở việc quản trị thông thường, một hệ thống ERP đầy đủ phải thực hiện được những tính năng dưới đây:

• Đo lường hiệu quả hoạt động (performance) của doanh nghiệp ở những cấp độ chi tiết nhất
• Giúp lên kế hoạch kinh doanh, hoạch định vốn, và có năng lực dự báo
• Có các dashboard báo cáo (bao gồm kết quả hoạt động tài chính) phù hợp với từng cấp quản lý (với tần suất cập nhật tối ưu là real-time)

Nói ngắn gọn:

ERP là 1 hệ thống tích hợp các phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý và TỐI ƯU TẤT CẢ MỌI THỨ.

Tôi sẽ không đi vào các khái niệm kỹ thuật chuyên sâu hay các cấu phần (module) chi tiết trong hệ thống ERP trong bài viết này (bạn sẽ không cần chi tiết đến vậy khi đầu tư).

Tuy nhiên, với kinh nghiệm của mình, tôi có thể nói cho bạn đích đến cuối cùng của ERP chỉ có 2 thứ.

Đó là giúp bạn:

• Thấu hiểu chính nội tại doanh nghiệp của mình hơn (business insights)
• Thấu hiểu khách hàng và đối tác của mình hơn (customer & client insights)

Từ việc thấu hiểu, bạn có thể tối ưu tất cả mọi thứ, mọi nguồn lực, để mọi nguồn lực đạt hiệu quả hoạt động cao nhất.

Quá tuyệt vời phải không?

Đây là tình huống lý tưởng nhất mà bất kỳ 1 doanh nghiệp nào cũng “ao ước”. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình 1 cách triển khai riêng.

Không có cách triển khai ERP nào phù hợp cho tất cả mọi doanh nghiệp

Trước khi kick-off bất kỳ 1 dự án ERP nào, doanh nghiệp sẽ mời các chuyên gia tư vấn (ở nhiều firms khác nhau) đến để chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm triển khai ERP.

Đây là giai đoạn tiếp cận ban đầu và để “đào tạo” cho BLĐ hiểu về ERP và nhận thức được tầm quan trọng của nó.

Và quan trọng nhất?

BLĐ doanh nghiệp sẽ cần lựa chọn 1 trong 2 phương án:

Đi mua hay tự mình phát triển?

Tất nhiên, không có lựa chọn nào hoàn hảo với tất cả mọi doanh nghiệp.

BLĐ doanh nghiệp sẽ đánh giá trên nhiều yếu tố, từ hạ tầng hiện có, nguồn lực vốn, nguồn lực con người, sự phức tạp của hệ thống và tầm nhìn chiến lược trong dài hạn, để đi đến quyết định cuối cùng.

Tự phát triển in-house

Lợi thế của việc triển khai in-house là phần lõi (core) của hệ thống ERP ngay từ khi bắt đầu sẽ được xây dựng phù hợp với nhu cầu, yêu cầu của chính doanh nghiệp.

Việc triển khai cũng sẽ có nhiều thuận lợi trong việc tích hợp vì hệ thống được phá triển trên nền tảng sẵn có.

Điều quan trọng nhất?

Có rất nhiều lợi thế của việc triển khai in-house, tuy nhiên, lợi thế nổi trội nhất đó là…

Khi phát triển in-house, bản thân những nhân sự tham gia phát triển cũng là nhân viên của doanh nghiệp và là những người hiểu rất rõ mọi “ngóc ngách” của doanh nghiệp.

Sự kết nối giữa đội ngũ BA (Business Analytics) – Development – Implementation sẽ không có nhiều khoảng cách, từ đó giúp các cấu phần trong hệ thống có sự đồng bộ, xuyên suốt và (có thể) tinh gọn hơn.

MWG là 1 hình mẫu thành công điển hình trong việc phát triển ERP in-house.

Họ thậm chí có thể đổi mới quy trình liên tục từ các nhóm hàng có thời gian lưu kho cao như điện thoại, điện máy sang các nhóm hàng có thời gian lưu kho rất thấp như thịt sống, cá sống.

Tôi có thể khẳng định với bạn:

Việc này cực kỳ khó, rất phức tạp mà nếu là 1 hệ thống ERP được tích hợp sẵn, sẽ mất rất nhiều thời gian và nguồn lực để có thể chuyển đổi.

Vậy tại sao không phát triển in-house?

Tồn tại rất nhiều hạn chế khi phát triển in-house.

Và dưới đây là “mối nguy” lớn nhất mà nhiều doanh nghiệp quyết định không phát triển in-house mà đi mua và tích hợp.

Đi mua và tích hợp

Nhắc lại 1 chút…

Khi triển khai ERP, bản thân doanh nghiệp muốn làm mới mình và có 1 hệ thống giúp họ quản trị được mọi thứ một cách tối ưu nhất.

Đây là 1 khoản đầu tư dài hạn và doanh nghiệp phải tính đến sự phát triển về quy mô, cũng như những quy trình tinh gọn có thể sẽ thay đổi trong tương lai.

Vì thế khi phát triển in-house, sẽ tồn tại những rủi ro nhất định. Cụ thể:

• Thứ nhất, hệ thống được phát triển bởi những con người “cũ” với tầm nhìn chỉ dừng ở quy mô hiện tại, liệu hệ thống cuối cùng khi go-live có đủ độ “mở” và đầy đủ những công cụ cần thiết để vận hành ở 1 quy mô lớn hơn nhiều lần trong tương lai hay không?
• Thứ hai, chi phí cơ hội khi phát triển in-house. Liệu đội ngũ của doanh nghiệp có đủ khả năng để phát triển tất cả các giải pháp tối ưu không? Thậm chí có những vấn đề tiềm tàng mà doanh nghiệp còn chưa bao giờ nghĩ tới, chưa bao giờ gặp phải.

Nói ngắn gọn:

Thay vì tự mình nghĩ hàng trăm giải pháp tối ưu thì ở ngoài kia có những người đã gặp hàng tỷ các vấn đề và họ đã xây dựng thành 1 hệ thống giải pháp tối ưu nhất.

Sau khi cân đo đong đếm thì việc đi mua rồi tích hợp vào hệ thống hiện tại của mình.

Tuy nhiên, xin nhắc lại rằng, việc này cũng sẽ có những hạn chế.

Để hiểu hơn về những hạn chế này, bạn cần biết về những cách tiếp cận khi triển khai ERP.

3 cách tiếp cận khi triển khai ERP

Về cơ bản, sẽ có 3 cách tiệp cận khi triển khai ERP:

• Key-process Installation
• Unit by Unit
• Enterprise-wide Full Installation

Cách #1. Key-process Installation

Đây là cách triển khai ERP tập trung vào 1 hoặc 1 vài cấu phần (module) nhỏ ở giai đoạn đầu, có tính trọng yếu nhất trong doanh nghiệp.

Ví dụ: module về quản lý tài chính, quản lý tài sản, quản lý sản xuất… tùy thuộc vào đặc tính của doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp phát triển và tăng trưởng (có thêm tiền!), họ sẽ triển khai tiếp những cấu phần khác.

Đây là cách triển khai thường được áp dụng ở những công ty nhỏ.

Thường sẽ không có quá nhiều nhân sự tham gia phát triển và triển khai trong trường hợp này.

Thậm chí, 1 nhân sự có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau trong quá trình phát triển 1 cấu phần.

Cách #2. Unit by Unit

Đây cũng là cách triển khai theo từng module nhưng ở phạm vi lớn hơn. Thường áp dụng cho những doanh nghiệp lớn, có danh mục tài sản, ngành nghề có tính phân hóa cao (như mô hình tập đoàn).

Cách tiếp cận này thường áp dụng với các doanh nghiệp phát triển in-house và MWG là ví dụ điển hình nhất.

Doanh nghiệp sẽ xây dựng 1 đội ngũ khá lớn để phát triển và thử nghiệm ERP cho từng đơn vị trong doanh nghiệp (Business Unit).

Ban có thể hiểu đơn giản là…

Đội ngũ này sẽ có 1 nơi gọi là phòng Lab (thí nghiệm) để xây dựng ERP với hệ thống vận hành và dữ liệu song song với hệ thống hiện tại (hệ thống live), và phát triển ở cấp độ Unit.

Việc triển khai theo cách này sẽ tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn.

Khi doanh nghiệp có cấu trúc càng phức tạp (nhiều Unit) thì việc triển khai sẽ càng tốn nhiều thời gian. Phòng Lab phải đủ “to” để đủ sức thử nghiệm cho quy mô lớn.

Tuy nhiên, cách này này lại giúp cho đội ngũ vận hành (những người dùng cuối) dễ dàng sử dụng hơn.

Cụ thể là các nhân viên ở các phòng ban đã có thời gian làm quen, dùng thử, thuần thục các kỹ năng vận hành và chấp nhận 1 ứng dụng mới trong 1 thời gian nhất định.

Họ đã nhận thức được sự thay đổi tích cực, những công cụ mới hỗ trợ cho họ trong công việc hàng ngày, việc vận hành (go-live) vì thế sẽ dễ dàng hơn.

Cách #3. Enterprise-wide Full Installation

Vâng! Tất cả đều có sự đánh đổi (Trade-off)!

Với những doanh nghiệp lớn có tiềm lực, khi muốn có 1 sự chuyển đổi nhanh chóng, từ 1 hệ thống cũ sang 1 hệ thống mới “toàn năng” hơn, họ sẽ lựa chọn…

…triển khai đồng bộ ở quy mô tổng thể doanh nghiệp (enterprise-wide).

Đây chính là thách thức không hề nhỏ và chính là cách PNJ đang thực hiện.

Việc triển khai enterprise-wide trong thời gian gần 9 tháng như PNJ thực sự không hề dễ dàng.

Thú thật, đầu 2018 khi nghe về kế hoạch này của PNJ, tôi cũng đã khá bất ngờ.

Trước đây PNJ vẫn sử dụng hệ thống ERP in-house của mình. Tuy nhiên, hệ thống này gặp khá nhiều vấn đề khi mở rộng quy mô bán lẻ và đặc biệt là khi đẩy mạnh e-commerce.

Việc triển khai hệ thống ERP mới gần như là 1 yêu cầu bắt buộc.

Vậy Enterprise-wide Full Installation là như thế nào?

Đây là cách tiếp cận thường thấy ở các doanh nghiệp lớn, họ mua các giải pháp hệ thống có sẵn (thường là buy license) và tích hợp (integrate) với hệ thống hiện tại.

Thông thường những nhà cung cấp (vendor) lớn về ERP như SAP hay Oracle sẽ hợp tác triển khai với những doanh nghiệp (nhà thầu) nhỏ hơn ở nội địa để hiểu rõ hơn thông lệ và quy trình vận hành ở doanh nghiệp khách hàng.

Cụ thể với PNJ:

PNJ mua giải pháp ERP của SAP, thuê tư vấn của Deloitte và đơn trị triển khai là FPT, CMC.

Bạn có thể hiểu như sau:

Giải pháp hệ thống (phần mềm) là của SAP.

Tuy nhiên, bản thân SAP không đủ hiểu khách hàng của mình, thông lệ ở Việt Nam, quy trình vận hành doanh nghiệp, các tiêu chuẩn, quy định pháp luật có liên quan.

Do đó sẽ cần có Deloitte làm “mai mối”, “thông dịch viên”. Deloitte sẽ giúp sự kết nối giữ đội ngũ kỹ thuật và phía doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất, nghĩa là 2 bên có thể hiểu nhau nhiều nhất.

Cụ thể hơn là…

Đảm bảo những yêu cầu (requirement) của doanh nghiệp đối với hệ thống ERP có thể được đáp ứng bởi hệ thống của SAP (đương nhiên, vì nếu không thì SAP không bán được hàng và Deloitte không thu được phí tư vấn!).

Vậy sau đó, chuyên gia của SAP sẽ triển khai ERP cho PNJ?

Không!

Chi phí cho 1 chuyên gia của SAP on-site ngay tại PNJ là rất lớn và họ còn có rất nhiều khách hàng khác phải “chăm sóc”.

Vậy nên sẽ không có nhiều sự có mặt của chuyên gia SAP trực tiếp on-site ở PNJ.

Tất nhiên vai trò của họ vẫn rất quan trọng trong suốt quá trình triển khai, nhưng họ sẽ đứng ở góc độ tư vấn và giải đáp những vấn đề chung nhất.

Với những công việc triển khai chi tiết on-site ở PNJ, họ sẽ thuê những nhà thầu phụ, chính là FPT và CMC.

Đội ngũ IT của FPT và CMC sẽ là đội phụ trách phát triển ERP theo yêu cầu của PNJ.

Tôi tin rằng:

Đọc đến đây, bạn có thể hình dung được 1 vấn đề hạn chế rất lớn của cách làm này.

Đó là có quá nhiều đơn vị bên ngoài tham gia vào quá trình xây dựng.

Quá trình kết nối từ mô tả yêu cầu (requirement) của PNJ đến đội ngũ IT của FPT và CMC sẽ gặp nhiều trở ngại, vì:

• Đội IT thì không thấu hiểu về cơ chế vận hành bên trong PNJ
• Đội mô tả yêu cầu của PNJ (thường đến từ nhiều phòng ban khác nhau) thì không giỏi về IT
• Bản thân đội IT của FPT và CMC cũng không hiểu hết mọi ngóc ngách bên trong hệ thống của SAP (họ không phải là người tạo ra giải pháp và sẽ không hiểu hết được sự tối ưu của nó)
• Đội tư vấn Deloitte thì sẽ chỉ toàn nói lý thuyết “suông”, những người đi tư vấn on-site ở doanh nghiệp chủ yếu là ở cấp Manager và không có kinh nghiệm vận hành thực tế ở doanh nghiệp
• Đội chuyên gia của SAP thì chỉ quan tâm đến sản phẩm của họ, họ sẽ không bao giờ customize sản phẩm của họ chỉ vì 1 khách hàng (chi phí sẽ rất lớn!)

Một thách thức lớn sau đó khi triển khai theo cách Enterprise-wide Full Installation là…

PNJ phải thuyết phục, khuyến khích và “áp đặt” toàn bộ công ty, toàn bộ nhân viên sử dụng và chấp nhận 1 hệ thống hoàn toàn mới.

Sẽ cần có những nỗ lực nhất định để giải quyết vấn đề này:

• Chuyển đổi những dữ liệu, quy trình cũ sang 1 hệ thống mới
• Đào tạo cho nhân viên (sẽ mất thời gian, hay learning curve)

Câu chuyện sẽ tệ hơn rất nhiều nếu có quá nhiều nhân viên (đặc biệt là các cán bộ quản lý, managers) ủng hộ quy trình cũ và hệ thống cũ, khi họ không nhận thấy được giá trị tích cực từ việc thay đổi.

Có lẽ bạn đang nghĩ tôi quá tiêu cực.

Tuy nhiên, tôi tin rằng nếu bạn đã từng triển khai những dự án tương tự theo cách mua và tích hợp, bạn sẽ hiểu tất cả những điều này.

Sự trục trặc của PNJ khi triển khai ERP trong tháng 4, 5 vừa qua cũng đến từ những hạn chế của cách làm này.

Vậy, liệu có thể triển khai thành công không?

Có lẽ, bạn cũng biết câu trả lời:

CÓ! Chắc chắn triển khai thành công.

Việc tiếp cận theo cách Enterprise-wide Full Installation là cách làm nhanh nhất, khi bạn có đủ nguồn lực để đầu tư, nhưng việc gặp lỗi khi go-live là hết sức bình thường.

Thực tế, theo khảo sát của TEKSystems, có 29% các dự án triển khai ERP không hoàn thành đúng hạn…

Và 35% các dự án bị vượt quá ngân sách đầu tư ban đầu.

Có 1 yếu tố cực kỳ quan trọng trong sự thành công của các dự án ERP mà tôi có thể khẳng định với bạn.

Đó là: CON NGƯỜI.

Với trường hợp của PNJ, tôi cho rằng việc triển khai ERP thành công hoàn toàn có thể dự báo:

• Ban lãnh đạo quyết tâm trong việc triển khai
• TVHĐQT ông Robert Alan Willett (có sự cam kết gắn bó lâu dài) vốn đã có rất nhiều kinh nghiệm tư vấn triển khai ERP ở MWG, và đặc biệt là ở BestBuy

Thực tế là, khi còn là CEO của BestBuy, ông cũng đã lựa chọn giải pháp của SAP (có lẽ cũng là lý do mà PNJ chọn SAP).

GoValue cũng đã công bố giữ nguyên quan điểm về việc triển khai thành công ERP của PNJ. GoValue không nhận thấy yếu tố nào rõ ràng để hỗ trợ cho quan điểm ngược lại.

Đừng quá kỳ vọng vào hệ thống ERP

Trong trường hợp thành công (ở PNJ, dù sớm hay muộn) với hệ thống ERP, tôi muốn bạn hiểu rằng:

Sự ảnh hưởng từ hệ thống ERP sẽ chỉ đến trong dài hạn.

ERP không phải là 1 cây đũa thần giúp cho doanh nghiệp có thêm vài chữ số % tăng trưởng ngay lập tức.

Hệ thống ERP là sự thấu hiểu chính doanh nghiệp, thấu hiểu khách hàng.

Sự tối ưu của các quy trình vận hành sẽ được phát triển trên nền tảng thấu hiểu này.

Vì thế, nó sẽ là 1 quá trình tối ưu dần dần.

Vậy kết quả của việc đầu tư là gì?

Hãy đừng nghĩ về doanh thu, đừng nghĩ về lợi nhuận trong 1 vài quý.

Kết quả lớn nhất mà doanh nghiệp đạt được là lợi thế cạnh tranh bền vững.

Trong dài hạn, việc tối ưu vận hành nhờ ERP không chỉ giúp doanh nghiệp đẩy mạnh doanh thu nhờ hướng đến (target) những đối tượng khách hàng phù hợp hơn, mà còn…

…giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí vận hành (Opex) và chi phí đầu tư (Capex).

Lợi thế cạnh tranh không chỉ đến từ việc thị phần lớn hơn (Scaling), chi phí tối ưu hơn (Cost advantages) mà còn là rào cản trong việc triển khai ERP với những đối thủ nhỏ khác.

Việc triển khai ERP càng khó, càng phức tạp và cần nhiều nguồn lực đầu tư, thì sẽ càng tạo ra rào cản lớn với những đối thủ khác.

Có thể chắc chắn rằng…

Những đối thủ khác cũng sẽ triển khai ERP nhưng họ sẽ phải lựa chọn 1 cách tiếp cận khác, mất nhiều thời gian hơn.

Và trong lúc đó thì PNJ đã đi 1 bước quá xa và chiếm lĩnh được phần lớn “miếng bánh”.

Bottom line?

Ở góc độ đầu tư, tôi nghĩ rằng bạn chỉ cần biết những bản chất cơ bản về hệ thống ERP.

Chúng ta đều hiểu rằng, phải có tốt thì người ta mới đầu tư tiền cho nó.

Tuy nhiên, ERP không phải là 1 cây đũa thần giúp doanh nghiệp bứt phá trong ngắn hạn.

Chính vì vậy, giá trị của doanh nghiệp (và cổ phiếu) cũng cần được đánh giá 1 cách khách quan, đúng đắn và với góc nhìn dài hạn khi tính đến ảnh hưởng từ hệ thống ERP.

The key?

Be Intelligent Investor!